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MEIN TEAM BEISPIEL

Infrastruktur Service Management und Kommunikation

Das nachfolgende Kundenprojektbeispiel ISM KOM (Infrastruktur Service Management und Kommunikation) umfasst den Service der Verwaltung, Pflege und Instandhaltung der Daten-, Telekommunikations- und Sondernetze. Dieser Service betrifft einerseits die Basisinfrastruktur und das Facility Management („Verteilerräume / -schränke“), andererseits Anlagen wie z. B. Brandmeldeanlagen, Zutrittskontrollsysteme, VoIP-Systeme, Funksysteme u. Ä.


Unser Kunde führte hierfür regelmäßige Service Review-Termine mit seinen Dienstleistern durch, in der die relevanten Vertragskennzahlen besprochen wurden. Wie so oft, waren hier Excel oder PowerPoint die Basis zur Darstellung für die erbrachten Leistungen.

Streitgespräche über die Datenqualität/-aktualität sowie über die damit verbundenen Aussagen und Schlussfolgerungen waren stets an der Tagesordnung. Der eigentliche Abstimmungszweck, die Verbesserungen des Service, rückte immer mehr in den Hintergrund.

Unzufriedenheit sowohl beim Auftraggeber als auch beim Auftragnehmer führte schlussendlich zur Entscheidung, eine Softwarelösung zu realisieren.


Gemeinsam mit unserem Kunden entstand dadurch das MEIN TEAM Projekt ISM KOM mit folgenden Funktionen:




Damit Excel abgelöst werden konnte, musste man das Ganze ganz neu denken. Hierfür stellten wir uns gemeinsam die Fragen, welche Auswertungen werden eigentlich benötigt, um die Dienstleistungen zu steuern, und welche Daten sind hierfür erforderlich. Dashboards sollten diese Information grafisch visualisieren und für zukünftige Meetings die neue Basis sein. Mit dieser Denkweise konnte man von der Datendarstellung zum Ursprung der Datenerhebung zurück gehen.


Theoretisch könnte man das Meeting komplett ablösen. Durch das zentrale System können von nun an transparent für alle Beteiligten tagesaktuelle Daten in nur wenigen Klicks aufgerufen werden.


Dies führt uns zur nächsten Frage: Welche operativen Prozesse benötigen wir, um diese Daten zu gewinnen? Die Grundvoraussetzung muss sein, dass sowohl unser Kunde als auch sein Dienstleister in einem gemeinsamen System arbeiten.


Nur so können alle wichtigen Daten zentral erhoben und ausgewertet werden. Entscheidend hierfür ist vor allem, dass die individuellen Arbeitsprozesse beider Seiten in der Software abgebildet sind. Ein bestehendes System hat immer den Nachteil, dass sich eine Rolle anpassen muss. Oft führt dies zur fehlenden Akzeptanz und der erneuten Erstellung von Excel-Listen neben dem eigentlichen Tool.


Dies ist unbedingt zu vermeiden. In einem gemeinsamen Workshop holten wir daher beide Seiten ab, beschrieben und visualisierten die Prozesse, welche später zur Datenerhebung genutzt werden sollen. Heute unterstützt unsere MEIN TEAM Software sowohl unseren Kunde als auch seinen Dienstleiter in der täglichen Arbeit. Schnell, einfach und unkompliziert werden die Tätigkeiten dokumentiert und liefern wichtige und unstrittige Daten für die Auswertungen.


Somit stehen die Steuerung und Optimierung der Instandhaltung wieder im Vordergrund und nicht die Diskussion zur Aktualität einer Excel-Liste.


Nachfolgend werden die einzelnen Funktionen nochmals detaillierter erläutert.


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Funktionsbeschreibungen