Der Tagesablauf eines Instandhalters ist nicht immer leicht. Oft steht man vor Herausforderungen, die man schnell und zur Zufriedenheit aller Beteiligten meistern
muss. „Feuerwehr spielen“ schränkt aber die Möglichkeiten der eigenen Gestaltung
ein. Wenn es „brennt“, muss „gelöscht“ werden. Da bleibt kaum Zeit für systematische
Weiterentwicklung. Wie ein typischer Tagesablauf aussieht und wie man aus „typisch“ „neu und besser“ macht, ist Inhalt der nächsten Blogserien-Teile.
Nachdem wir die Ressource "Externe Partner" in Teil 3 der Blogserie betrachtet haben, schauen wir uns nun den weiteren Tag eines Instandhalters an. Wir betrachten zuerst die Gegenwart und blicken dann in die Zukunft und auf unsere Empfehlung, wie Sie von dem Ist-Zustand auf einen Soll-Zustand gelangen.
WER VERGISST, VERGISST WERTVOLLES WISSEN
Schnelle Fehlerbehebung durch Wissensmanagement
Eine Wissensdatenbank einzuführen und in Zukunft auch tadellos zu pflegen, ist in jeglicher Hinsicht sinnvoll. Doch oft sind es gerade die komplizierten großen Lösungen, die dazu führen, dass Wissen nicht dokumentiert wird und dadurch verloren geht. Einfache und pragmatische Prozesse und Lösungen sind oft hilfreicher und sorgen für eine höhere Akzeptanz bei allen Beteiligten.
DIE INSTANDHALTUNG VON HEUTE
Als nächstes steht ein kurzes Meeting mit einem Mitarbeiter an. Er bringt Ihnen einen Verbesserungsvorschlag mit:
„EINFÜHRUNG EINER WISSENSDATENBANK“
Hier haben Sie ein schwieriges Problem zu lösen:
Sie wissen, dass eine Wissensdatenbank sinnvoll wäre. Perfekt wäre es, wenn zu jedem Fehler, der irgendwo behoben wurde, das Wissen der Lösung ordentlich dokumentiert ist, sodass im Bedarfsfall wieder darauf zurückgegriffen werden kann. Sie haben auch schon vieles versucht, leider hat nichts davon richtig geklappt.
Sie greifen die Idee einerseits auf, um den Mitarbeiter nicht zu demotivieren, machen ihm aber andererseits auch klar, dass es schon viele Anläufe gab, die leider alle gescheitert sind. Die Lösung wurde zwar „aufgebaut“, aber nicht (nachhaltig) genutzt.
DIE INSTANDHALTUNG VON MORGEN
Sie haben mit Ihrem Team einen pragmatischen Weg zum Wissensmanagement vereinbart. Die „große Lösung“, die aufwendige Dokumentation mit vielen Details und Varianten erforderte, wurde weitestgehend eingestellt. Stattdessen hat man sich auf eine einfache
Lösung geeinigt. Diese funktioniert nun seit geraumer Zeit tadellos.
Pragmatische Lösung verspricht effektive Wissensbündelung.
Wird eine Fehlersituation behoben, wird eine kurze Dokumentation der dazugehörenden Lösung durchgeführt. Das funktioniert deswegen gut, weil direkt bei der Bearbeitung des Fehlertickets die Dokumentation im Tool erfolgt.
Das Objekt, an dem der Fehler auftritt, bedarf keiner Dokumentation, denn es ist bereits mit dem Fehlerticket „verknüpft“. Bevor eine Fehlerbehebung (Instandsetzung) abgeschlossen wird, werden dadurch zur Problemstellung die relevanten Lösungen erfasst. So entsteht ganz pragmatisch einfach nutzbares Wissen.
Um das Wissen auch in Zukunft effektiv nutzen zu können, ist die Dokumentation an das Objekt gekoppelt. Bei der nächsten Fehlerbearbeitung kann gleich am Objekt nachgeschaut werden, ob es hierzu bereits passende Lösungen gibt. Wurde der Fehler nicht nur auf das defekte Objekt bezogen, sondern auf die „Objektgruppe“, kann auch bei anderen Objekten gleicher Art die Fehlerlösung zugeordnet und einfach gefunden werden.
Damit kann direkt bei der Bearbeitung der Instandsetzung der dazu passende Wissenseintrag gefunden und genutzt werden. Einfacher und effizienter lässt sich Wissen nicht „an den Mann bringen“.
Die Erfassung und die Nutzung im Rahmen von Instandsetzungen erfolgt pragmatisch. Nun versucht man, diese Idee auch auf die anderen Prozesse der Instandhaltung zu transportieren.
Da ist noch einiges zu tun!
UNSERE EMPFEHLUNG
Das Wissensmanagement muss sehr einfach und pragmatisch organisiert werden. Letztendlich müssen die Experten, die das Wissen haben, es dokumentieren, damit andere Experten, die es benötigen, es einfach finden.
Jede „akademische Lösung“ im Wissensmanagement ist daher schwierig.
Nur wenn es gelingt, dass die Experten ihr Wissen auch dokumentieren, kann sich Datenbank sich füllen und genutzt werden. Am besten ist, wenn schnell Nutzen entsteht.
Hier kann ein einfacher Regelkreis hilfreich sein:
Dokumentiert ein Experte sein Wissen zu einer Fehlerlösung in Bezug auf ein relevantes Problem, muss er nicht mehr explizit gefragt werden, wenn eine entsprechende Problemsituation wieder auftritt. Dadurch wird der Experte, der diese Lösung dokumentiert hat, weniger oft angesprochen, unterbrochen und in seiner üblichen Arbeit gestört. Somit hat dieser eine Motivation, den Wissensbaustein überhaupt zu erfassen.
Das Ganze funktioniert nur, wenn die Wissensbausteine auch auffindbar sind. Werden diese direkt beim betreffenden Objekt oder bei der Objektgruppe platziert, können sie einfach und schnell gefunden werden. Denn das Objekt, welches defekt ist, ist ja bekannt.
Wird diese pragmatische und nah an den Mitarbeitern orientierte Lösung dann auch noch toolgestützt mit einer einfachen ergonomischen Oberfläche umgesetzt, ist das einfache Wissensmanagement perfekt gelöst.
Komplexere Anwendungen für das Wissensmanagement, die vielleicht nicht nur für die Instandsetzung, sondern auch für andere Aufgabenstellungen herangezogen werden, bedürfen weiterführender Überlegungen.
UNSERE TIPPS:
Wissensmanagementlösungen müssen einfach und pragmatisch sein.
Die Dokumentation von Wissen muss für den Dokumentierenden nützlich sein.
Das Auffinden von Wissen muss für den Nutzenden einfach sein.
Jede Art von Software-Lösung muss auch "im Feld", d.h. mobil, einfach einsetzbar sein.
Benutzerfreundlichkeit im Wissensmanagement geht vor, Vollständigkeit! Lieber einfach und nützlich, als zu komplex.
