Abwesenheit anlegen

Über den Pfad „Abwesenheiten“, „Abwesenheiten anlegen“ öffnet sich die Eingabemaske für die Neuerfassung. Nachfolgend werden die Schritte detailliert beschrieben.

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Software DOCusmart > Startoberfläche > Basis > Funktion Abwesenheiten > Abwesenheit anlegen

Abwesenheit anlegen

Klicken Sie auf die Funktion Basis auf der Startoberfläche und nachfolgend auf die Funktion Abwesenheiten.
Sie gelangen auf die Seite, die Ihnen alle Prozesskacheln anzeigt. Klicken Sie auf die Prozesskachel Abwesenheit anlegen.
Es öffnet sich eine tabellarische Übersicht mit allen erfassten Personen.
Wählen Sie in der dargestellen Tabelle Übersicht Personen die Person aus, wo eine Abwesenheit erfasst werden soll.
Klicken Sie auf den grauen Aktionsbutton und wählen Sie die Option "Abwesenheit anlegen".

Abwesenheit anlegen

Im Sektor Abwesenheit können Sie nun Ihre Daten erfassen. Füllen Sie mindestens alle Pflichtfelder aus, welche grau umrandet dargestellt sind.

Folgende Pflichtfelder sollten befüllt werden:

Abwesenheit von

Abwesenheit bis
Anzahl Tage

Optional können Sie noch folgende Felder befüllen:

Abwesenheitstyp wie z. B. Urlaub. Der Abwesenheitstyp muss bereits über den Hilfsprozess Abwesenheitstyp angelegt sein.

Folgende Felder werden vom System automatisch befüllt:

Vorname
Nachname
Name Erfasser
Zeitpunkt Erfassung

Klicken Sie im Anschluss auf den Abschluss-Button in der Fußzeile, um den Vorgang abzuschließen.

Zusatzdaten anlegen

Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, Zusatzdaten zur Abwesenheit anzulegen. Hierbei stehen Ihnen folgende Sektoren zur Verfügung:

Notizhistorie
Dateianhang

Hinzufügen einer Notizhistorie

Klicken Sie auf den Button + Neuer Eintrag. Es entsteht eine neue Zeile in der Tabelle.
Wählen Sie durch Klick auf den Kalender das Datum der Notiz aus.
Klicken Sie in das Feld Notiz. Sie können nun Ihre Notiz erfassen.
Klicken Sie auf das Feld Name Erfasser und wählen Sie den Erfasser der Notiz aus.
Nachdem Sie die Notiz erfasst haben, klicken Sie in der letzten Spalte je Zeile auf den Button Aktualisieren. Sollten Sie die Notiz wieder verwerfen wollen, klicken Sie auf den Button Abbrechen.

Hinzufügen eines Dateianhangs

Klicken Sie auf das Fenster "Dateien hier ablegen zum Hochladen". Es öffnet sich Ihr Explorer und Sie können Ihre gewünschte Datei auswählen.
Alternativ können Sie die Datei auch über die Drag & Drop Funktion in das Fenster "Dateien hier ablegen zum Hochladen" einfügen
Die Datei wird sowohl tabellarisch als auch in einem Vorschaufenster dargestellt.
Über die Buttons in der Tabelle können Sie sowohl die Datei bearbeiten als auch löschen oder herunterladen.

Schließen Sie den Vorgang über den Abschlussbutton ab. Ihre Person ist nun vollständig angelegt.