Aufbau des Prozess "Abwesenheiten anlegen"

Über den Prozess „Abwesenheiten anlegen“ haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheiten für Ihre Personen anzulegen.

Der Prozess gliedert sich in folgende Schritte:

Personen anzeigen
Abwesenheit anlegen
Zusatzdaten anlegen

Navigation in der Software

Software DOCUsmart > Startoberfläche > Funktion Basis > Funktion Abwesenheiten > Abwesenheiten anlegen

Personen anzeigen

Auf dieser Seite werden Ihnen in einer Tabelle Personen angezeigt. Über den Filter können die Ergebnisse bei Bedarf eingeschränkt werden. Über den Button, links am Zeilenanfang, haben Sie die Möglichkeit, für den gewählten Mitarbeiter eine Abwesenheit anzulegen.

Abwesenheit anlegen

Auf dieser Seite geben Sie die Kerndaten der Abwesenheit, wie von, bis, Anzahl der Tage und den Abwesenheitstyp, an. Um neue Abwesenheitstypen anzulegen bzw. bestehende zu bearbeiten, siehe Kapitel 6.3.4.2 „Abwesenheitstypen bearbeiten“.

Zusatzdaten anlegen

Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, Zusatzdaten zur Abwesenheit anzulegen. Hierbei stehen Ihnen folgende Sektoren zur Verfügung:

Notizhistorie
Dateianhang

Hinzufügen einer Notizhistorie

Klicken Sie auf den Button + Neuer Eintrag. Es entsteht eine neue Zeile in der Tabelle.
Wählen Sie durch Klick auf den Kalender das Datum der Notiz aus.
Klicken Sie in das Feld Notiz. Sie können nun Ihre Notiz erfassen
Klicken Sie auf das Feld Name Erfasser und wählen Sie den Erfasser der Notiz aus.
Nach dem Sie die Notiz erfasst haben, klicken Sie in der letzten Spalte je Zeile auf den Button Aktualisieren. Sollten Sie die Notiz wieder verwerfen wollen, klicken Sie auf den Button Abbrechen.

Hinzufügen eines Dateianhang

Klicken Sie auf das Fenster "Dateien hier ablegen zum Hochladen". Es öffnet sich Ihr Explorer und Sie können Ihre gewünschte Datei auswählen.
Alternativ können Sie die Datei auch über die Drag & Drop Funktion in das Fenster "Dateien hier ablegen zum Hochladen" einfügen.
Die Datei wird sowohl tabellarisch als auch in einem Vorschaufenster dargestellt.
Über die Buttons in der Tabelle können Sie sowohl die Datei bearbeiten als auch löschen oder herunterladen.

Schließen Sie den Vorgang über den Abschlussbutton ab. Ihre Person ist nun vollständig angelegt.