Lassen Sie uns zunächst zwei Szenarien skizzieren:
1.) Sie sind verantwortlich für die Gebäudetechnik Ihres Unternehmens, auch für die Brandschutz- und Brandmeldemaßnahmen. Nun bekommen Sie einen Anruf. In Ihrem Unternehmen brennt es. Ihnen wird heiß und kalt! Haben Sie an alles gedacht? Wurden alle Brandschutzmaßnahmen eingehalten und alle Wartungen durchgeführt? Ist alles so dokumentiert, dass Sie und Ihr Unternehmen gut abgesichert sind? Haben Sie etwas zu befürchten?
2.) Sie sind für den Maschinenpark Ihres Unternehmens verantwortlich und sind dafür zuständig, dass die Produktion reibungslos funktioniert. Nun bekommen Sie einen Anruf. In der Spätschicht ist eine entscheidende Maschine ausgefallen, Ihr Produktionsprozess stockt. Auch hier stellt sich die Frage, ob an alles gedacht wurde. Hätte man mit rechtzeitigen, vorbeugenden Maßnahmen dafür sorgen können, dass diese Maschine nicht ausfällt? Liegen die erforderlichen Ersatzteile für die Reparatur der Maschine vor? Sind die entsprechenden Reparaturtrupps einsatzbereit und können das Problem schnell beheben? Gibt es schon Überlegungen, woran die Störung lag und wie sie nun schnell beseitigt werden kann?
Zwei Szenarien, die Verantwortliche und Manager von Gebäuden oder technischen Anlagen und Systemen umtreiben könnten. Hier geht es um die Sicherheit von Mensch, Material und Prozess. Es geht darum, dass auch verantwortliche Manager ruhig schlafen können, weil sie an alles gedacht und alles gemacht haben.
Um das zu erreichen, braucht es eine perfekte Wiedervorlage, die einen an Fälligkeiten erinnert.
Sie muss zunächst alle relevanten Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt anzeigen, dann müssen diese abgearbeitet und dokumentiert werden. Wenn dies lückenlos passiert, ist an alles gedacht. Einmalig müssen die Aufgaben dazu „parametrisiert“ werden, dann muss alles automatisiert ablaufen…
Häufig werden diese Wartungsfälligkeiten / -erinnerungen mit „Merkzetteln“, kunstvollen Excel-Tabellen oder anderen Wiedervorlage-Tools erledigt. Gerade die „kunstvolle Excel-Tabelle“ oder auch die Ablage in Papier ist dabei immer eine Herausforderung:
Entweder sortiert man nach Termin und hat alle Maßnahmen in einer chronologischen Liste stehen
ODER
man sortiert nach Anlage und System und hat alle Aktivitäten, die an dieser Maschine und Anlage durchzuführen sind.
Gute Gründe gibt es für beide Arten der Dokumentation. Sowohl die chronologische als auch die objektspezifische Ablage haben Vorteile aber eben auch Nachteile. Daher wäre die beste Lösung, wenn die Dokumentation der Aufgaben und deren Wiedervorlage in einem innovativen Format erfolgt. Innovativ heißt hier, dass die Aufgaben durch eine einfache Zuordnung, wenn man dies möchte, per Klick, entweder den Anlagen, den Objekten oder der Zeitachse zugeordnet werden können. Hier kommt Excel an seine Grenzen. Auch die Ablage in Papier hilft hier nicht mehr weiter.
Hier bedarf es einer intelligenten Datenbanklösung, die am besten gleich noch die andockenden Prozesse berücksichtigt.
Wie kann ein solches System aussehen?
Zunächst benötigt es eine Datenbank, in denen die Objekte (Maschinen, Anlagen, Systeme, …) abgelegt sind. Die Objekte werden in dieser Datenbank erfasst und parametrisiert. So wird für jedes Objekt genau festgelegt, was wann zu tun ist. Hier gibt es gesetzliche Richtlinien oder Vorgaben von Versicherungen und Herstellern oder es gibt Vorgaben, die man sich in der eigenen Organisation, im eigenen Unternehmen, selbst setzt.
Bezogen auf die eingangs beschriebenen Szenarien gibt es gesetzliche Vorgaben für die Wartung von Brandmeldern und Brandmeldeanlagen. Gleich bei der Installation von Brandmeldern und Brandmeldelinien kann dokumentiert werden, wann der entsprechende Brandmelder durch wen zu warten ist.
Das Gleiche trifft auf das zweite Szenario, das Maschinenbeispiel zu. Die zu wartenden Elemente einer Maschine können gleich den jeweiligen Objekten zugeordnet werden. So ist genau festgelegt, welche mechanische oder elektrische Baugruppe in welchem Zyklus mit welchen Maßnahmen zu untersuchen und zu warten ist. Damit wird die Verfügbarkeit der Anlage erhöht.
Das initiale und einmalige parametrisieren der Objekte bzw. Objektgruppen führt dazu, dass die Aktivitäten datenbankgestützt zeitlich sortiert aus der Datenbank entnommen werden können. Eine „gewitzte Abfrage“ führt dazu, dass
eine Liste der Aktivitäten pro Tag, pro Woche, pro Monat,
entsteht.
Das ist aber nur die halbe Miete, wenn auch schon eine sehr gute. Denn nun geht es ja darum, dass die Aufgaben nicht nur wieder vorgelegt, sondern auch strukturiert abgearbeitet werden. So wird die Wiedervorlageliste automatisch den entsprechenden Personen oder Teams vorgelegt, die die Aufgaben abarbeiten. Notwendige Werkzeuge und Hilfsmittel, vielleicht Anleitungen, die benötigt werden, werden gleich mitgegeben. Dadurch kann die Aufgabe schnell und effizient erledigt werden. Und natürlich besteht dann auch die Möglichkeit, dass die erledigte Aufgabe dokumentiert wird. Mit einem Foto, einer Unterschrift und einer Beschreibung, wird die Maßnahme abgeschlossen und dokumentiert. So entstehen zweierlei Informationen:
In der Datenbank wird dokumentiert, welches Objekt zu welchem Zeitpunkt gewartet bzw. bearbeitet wurde
UND
auch die Wartungsaktion selbst, die zum jeweiligen Zeitpunkt durchgeführt wurde, ist dokumentiert. Man weiß wann und was durch wen erledigt wurde.
Verantwortliche Manager haben nun viele Vorteile:
Sie können beruhigt schlafen, weil jedes Objekt, welches in der Objektdatenbank dokumentiert ist, auch zwangsweise in den dort definierten Zyklen gewartet wird.
Objektverantwortliche können täglich anschauen, welche Objekte heute, morgen oder im nächsten Monat zur Wartung fällig sind. Sie können die Aufgaben planen und disponieren.
Manager können festlegen, welche Instandsetzungseinheiten oder welches Personal, welche Wartungs- und Instandsetzungstätigkeiten durchführen. Die Personaldisposition ist einfach möglich.
Jeder weiß, was er zu tun hat. Die Aufgaben sind in einem Workflow-System dokumentiert.
Die Tätigkeiten an Maschinen, Anlagen und Systemen erfolgen nach den definierten Regeln und Abläufen. Die Checklisten, die Anleitungen, die Werkzeuge und Hilfsmittel können toolgestützt benannt und gleich zum Einsatz mitgenommen werden. Das spart Zeit und Geld.
Die erfolgreiche Wartung, Instandsetzung und letztendlich die Durchführung der Aufgabe wird im System dokumentiert. Damit hat der Manager die Gewissheit, dass die geplanten Dinge auch durchgeführt wurden.
Wenn etwas passiert ist es tragisch, der Verantwortliche kann aber mit ruhigem Gewissen nachweisen, dass er seinen Sorgfaltspflichten nachgekommen ist. Er kann ruhig schlafen und beruhigt in den Feierabend gehen.
Nun gibt es sicherlich viele Software-Lösungen, die diesen Wunsch wahr werden lassen.
Die beste Lösung ist die, die all das Skizzierte umsetzen kann,
aber trotzdem extrem einfach und simpel zu bedienen ist.
Eine komplexe Aufgabenstellung wie die Steuerung von Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten, die Wiedervorlage von Aufgaben, deren Disponierung, Abarbeitung und Dokumentation, kann trotzdem sehr einfach in die Software umgesetzt werden.
Nur wenige Handgriffe sind notwendig, um Objekte zu erfassen, Wartungsaufgaben zu disponieren, um sie durchzuführen und zu dokumentieren.
Damit werden die Beteiligten durch die Software entlastet und nicht belastet.
Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, schauen Sie sich unser Modul MEIN TEAM Wartungsmanagement an. Sie finden die Informationen unter www.meinteam.de
